Proceso de Acreditación

A continuación se define el proceso de acreditación de Perry Johnson Laboratory Accreditation, Inc.

PJLA’s Proceso de Acreditación

Proceso 1 – Solicitud de acreditación

Los laboratorios deben presentar una solicitud de acreditación a PJLA. Esta incluye detalles del laboratorio en lo que respecta al tamaño, la complejidad y el alcance. Animamos a los laboratorios para completar correctamente la solicitud, ya que se utiliza para elaborar la cotización de la duración de la auditoría de acreditación, los equipos de auditoría, etc. Una vez que PJLA revisa la solicitud, se genera un presupuesto por los servicios de acreditación. PJLA tiene como meta procesar las cotizaciones dentro de las 24 horas siguientes a su recepción. Un representante de PJLA que ha recibido una cotización le hace una llamada de seguimiento.

Proceso 2 – Aceptar a PJLA como su proveedor de servicios de acreditación

Una vez que los clientes han tenido la oportunidad de revisar los detalles de la cotización, se les proporciona un convenio de servicios para su revisión. La firma del acuerdo, junto con un depósito, confirma el compromiso del laboratorio para con los servicios de acreditación de PJLA. El depósito no es reembolsable y será acreditado contra la declaración de auditoría de acreditación. Durante esta fase de recepción, PJLA ofrece a los clientes la opción de recibir una carta de acreditación pendiente, que anuncia su compromiso de ser acreditado en el futuro.

Proceso 3 – Programación de la auditoría

El departamento de programación PJLA se pondrá en contacto con los nuevos clientes inmediatamente para presentarse. Durante este tiempo, tendrá lugar una discusión para acordar las fechas de la auditoría, la disponibilidad del auditor, la estructura del equipo de auditoría, los requisitos de viaje y alojamiento de auditor. Durante este tiempo el alcance de su evaluación será re-verificado, para asegurar que no se han producido cambios sistemáticos en el laboratorio desde la etapa de la solicitud. Una vez que la fecha se acuerda, se programará la auditoría y se presentarán a cada laboratorio, para su revisión y aprobación, los formularios de confirmación/preparación necesarios.

Proceso 4 – Preparación preliminar para la auditoría

El auditor líder de PJLA se pondrá en contacto con el laboratorio, al menos 4 semanas antes de la auditoría. Esto incluirá el establecer si el laboratorio se encuentra preparado, las pruebas o actividades de calibración testificadas que deban estar disponibles durante la evaluación y los documentos necesarios para llevar a cabo una revisión fuera de planta, antes de la auditoría. El auditor líder llevará a cabo una revisión de la documentación preliminar y proporcionará al laboratorio retroalimentación, antes de la auditoría. Es imprescindible proporcionar al auditor toda la documentación dentro del plazo solicitado. El no cumplir con este requisito puede tener como resultado que la auditoría se posponga. Una vez que la revisión de la documentación se complete, el auditor líder proveerá al laboratorio con un plan de auditoría, incluyendo tiempos de inicio y finalización y un esbozo de los requisitos de la norma a evaluar.

Proceso 5 – Conducción de la auditoría en planta

El equipo de auditoría inicia la misma según se define en la agenda. Esto inicia con la reunión de apertura, durante la cual se mantendrá una sesión introductoria y una revisión del alcance de la auditoría. En este momento, el laboratorio debe notificar al equipo sobre cualquier cambio o ajuste necesario a realizar en la agenda.

Una vez que sea verificada la agenda, comenzará la auditoría, la cual incluirá una revisión del sistema de la calidad del laboratorio y una evaluación de la competencia de las pruebas o calibraciones que se llevan a cabo. Se espera que los laboratorios cuenten con el personal necesario disponible durante la auditoría. La falta del mismo pudiera dificultar que el equipo de auditoría realice una recomendación para la acreditación y puede causar que sea necesaria una revisita.

Una vez que se termina la auditoría, se realiza una reunión de clausura. Durante esta, todos los hallazgos de la auditoría se distribuyen y se realizar una discusión, con el fin de asegurar que todas las partes involucradas comprenden claramente los hallazgos, los marcos de tiempo necesarios para responder a los mismos y la cantidad de detalle necesario en la respuesta (Ej.: respuesta de la acción correctiva, evidencia objetiva).

Proceso 6 – Proceso de la revisión de la no-conformidad

Se espera que los clientes respondan adecuadamente dentro de los 90 días a partir de la auditoría, a menos que el equipo haya establecido otro plazo (Ej.: 30-60 días). El no entregar la respuesta de acción correctiva pudiera tener como resultado una visita de auditoría de vigilancia. Se alienta a los laboratorios a entregar las respuestas de acción correctiva a tiempo, para permitirle al equipo realizar una correcta revisión y proporcionar la retroalimentación, según sea necesario. Si se requiere más tiempo para la entrega de la respuesta de acción correctiva, los laboratorios deberán ponerse en contacto con las oficinas corporativas de PJLA para tramitar una extensión.

Proceso 7 – Decisión sobre la acreditación

Una vez que el equipo de auditoría acepta la respuesta de acción correctiva, el material de la auditoría es entregado a las oficinas corporativas de PJLA para su revisión por medio del programa de gestión técnica de PJLA y entregado a nuestro comité de revisión de la acreditación, para su revisión final. Como meta, PJLA realiza todo esfuerzo para procesar el material de auditoría tan pronto sea posible.

Proceso 8 – Otorgamiento del certificado final

Una vez que se notifica a la oficina corporativa de PJLA que el comité de revisión de la acreditación otorgó un resultado favorable, se desarrolla u certificado. Los laboratorios recibirán un borrador del certificado para su revisión. Una vez que las oficinas corporativas de PJLA reciben la aprobación y que se han liquidado todas las facturas, se libera el certificado final. El certificado final se pondrá en la página de PJLA en Internet bajo la lista laboratorios acreditados. Los laboratorios recibirán un paquete que incluye una placa, una bandera y un estandarte para promover su acreditación. Además se le entregará material para impresión, que incluye el símbolo de acreditación de PJLA e información sobre cómo utilizar la marca de ILAC MRA. Estos gráficos pueden usarse en los materiales de mercadotecnia del laboratorio para demostrar su adherencia a la norma y como una muestra de su compromiso para proporcionar resultados fidedignos y de calidad. PJLA alienta a todos los laboratorios a poner su símbolo de acreditación en todos sus reportes de calibración y prueba.