El Proceso de Acreditación

Proceso 1 – Solicitud de acreditación

Los organismos de evaluación de la conformidad (CAB), es decir, (laboratorios, organismos de inspección, proveedores de pruebas de competencia, productores de materiales de referencia) presentarán una solicitud de acreditación a PJLA que incluya detalles del CAB con respecto al tamaño, la complejidad y el alcance. Alentamos a los CAB a completar con precisión la solicitud, ya que esto se utiliza para determinar el tiempo de evaluación y la calificación del evaluador. Una vez que PJLA revise la solicitud, se generará una cotización para los servicios de acreditación. PJLA tiene como objetivo procesar cotizaciones dentro de las 24 horas. Se proporcionará una llamada de seguimiento a cada cliente que reciba una cotización por parte de un representante de PJLA.

Proceso 2 – Aceptar a PJLA como su proveedor de servicios de acreditación

Para iniciar el proceso de acreditación, se solicitará a todos los CAB que firmen un acuerdo de servicios y proporcionen un depósito. El depósito no es reembolsable y se acreditará contra la declaración de evaluación de acreditación. Durante esta etapa de aceptación, PJLA ofrece a los CAB la opción de recibir una Carta Pendiente de Acreditación anunciando su compromiso de acreditarse en el futuro.

Proceso 3 – Programación de la evaluación

A todos los clientes de PJLA se les asigna un asistente designado del programa de acreditación (APA) que es el principal punto de contacto para el proceso de acreditación. Una APA se comunicará poco después del cierre del contrato para confirmar los plazos de evaluación y el alcance de la acreditación del solicitante. Los evaluadores serán seleccionados en función de la norma y el alcance de la acreditación solicitada. En algunos casos, puede haber un equipo de evaluadores dependiendo de la complejidad del alcance de las actividades del CAB. Una vez que se acuerde una fecha entre el cliente y el evaluador, se programará la evaluación y se enviarán los formularios de confirmación / preparación necesarios a cada CAB para su revisión y aprobación. Se solicitará una lista de documentación a cada CAB para proporcionar a PJLA 30 días antes de la evaluación.

Proceso 4 – Preparación de la evaluación preliminar

El evaluador principal se pondrá en contacto con el CAB 2-4 semanas antes de la evaluación para desarrollar el plan de evaluación y puede solicitar cualquier documentación adicional para prepararse para la evaluación in situ. El evaluador confirmará las horas de inicio y finalización de la evaluación, el equipo necesario, la información confidencial o prohibida, las guías para la evaluación y la ubicación de la instalación. El asesor solicitará que el personal apropiado esté disponible y que las actividades realizadas fuera de la instalación fija estén disponibles para testificar.

Proceso 5 – La evaluación En-Sitio

Se llevará a cabo una reunión de apertura con todo el personal pertinente para confirmar el calendario y el alcance de la acreditación. La evaluación se llevará a cabo según lo planeado e incluirá una revisión del sistema de gestión de calidad y la operación técnica del CAB para todos los elementos sobre el alcance de la acreditación o solicitud. Durante la evaluación, los evaluadores deben informar al gerente de calidad de las no conformidades detectadas cada día para evitar sorpresas al final de la evaluación. Se llevará a cabo una reunión de clausura al final de la evaluación en la que el CAB recibirá una lista de no conformidades u observaciones y un informe de evaluación final cuando el tiempo lo permita. Se solicitará a los CAB que firmen que están de acuerdo con los hallazgos durante este tiempo. Cualquier conclusión que no se acuerde debe seguir el Procedimiento de Disputa y Apelación (SOP-10) de PJLA. También se proporcionará el cronograma para el cierre de los hallazgos.

Proceso 6 – Proceso de Acción Correctiva

Se espera que los CAB respondan a cada no conformidad dentro de los 60 días posteriores al último día de evaluación. La falta de presentación de medidas correctivas podría dar lugar a la suspensión de la acreditación o a una visita de seguimiento. Los CAB responderán en su propio formulario de acción correctiva que incluirá una causa, una acción correctiva y evidencia objetiva relevante para respaldar la implementación de las acciones tomadas. Las respuestas a las medidas correctivas y la información de apoyo pertinente deben etiquetarse adecuadamente para evitar retrasos en el proceso de revisión del evaluador.

Proceso 7 – Decisión de acreditación

Una vez que el equipo de evaluación acepta la acción correctiva, el material de evaluación final se envía a la sede de PJLA para su revisión y presentación a nuestro Comité Ejecutivo. El Comité Ejecutivo es un comité de revisión independiente que evalúa el material de evaluación para tomar la decisión final sobre la concesión o denegación de la acreditación. Cualquier material de evaluación que se niegue se proporcionará al evaluador para su corrección o, si es necesario, se contactará con el CAB para obtener una corrección o aclaración.

Proceso 8 – Otorgamiento del Certificado Final

Una vez que se notifique a la sede de PJLA que el Comité Ejecutivo ha otorgado un resultado favorable, se emitirá un certificado de 2 años. Los clientes recibirán primero un borrador de certificado para confirmar que los detalles son precisos y, tras la aprobación y liquidación de cualquier saldo pendiente, se emitirá un certificado final y se publicará en el sitio web de PJLA bajo la lista de CAB acreditados. Los CAB recibirán un paquete de marketing que incluye una placa para promover su acreditación. Además, se proporcionarán obras de arte, incluido el símbolo de acreditación PJLA e información sobre cómo utilizar la marca ILAC MRA. PJLA alienta a todos los CAB a colocar el símbolo de acreditación de PJLA en los informes de evaluación de la conformidad.

Proceso 9-Mantenimiento de la Acreditación

Se requerirá que los CAB muestren evidencia de que están manteniendo su acreditación. Esto se lleva a cabo a través de una vigilancia anual que se completa 12 meses a partir de la fecha de evaluación inicial, independientemente de cuándo se emitió el certificado final. Las evaluaciones de vigilancia se realizan después de cada evaluación completa del sistema, es decir, evaluaciones iniciales de acreditación y reevaluaciones. Una vez que los CAB completan un ciclo completo de acreditación (es decir, la evaluación inicial de la acreditación, la vigilancia y la reevaluación), la siguiente vigilancia puede llevarse a cabo a través de una revisión de la documentación solo siempre que el rendimiento del resultado de la evaluación anterior del CAB se refleje positivamente. En algunos casos, las vigilancias siempre se pueden realizar en el sitio para los CAB que tienen alcances complejos o la incapacidad de compartir registros electrónicamente.